Estratégias excelentes para a Gestão do Tempo

Gerenciamento de tempo é o ato ou processo de planejamento e execução do controle consciente sobre a quantidade de tempo gasta com atividades específicas, especialmente para aumentar a efetividade, eficiência e produtividade.

Saiba como hackear o tempo lendo este artigo!

A importância da Gestão do tempo

A gestão do tempo é algo tão simples quanto planejar o que deve ser feito e mensurar o tempo dedicado à cada atividade.

A definição parece bem simples, porém sua execução pode ser bem mais complexa. Principalmente no trabalho, em que as rotinas são cada vez mais dinâmicas e há cada vez mais demandas para serem entregues.

Na falta de uma fórmula que resolva o problema de forma definitiva, podemos adotar algumas medidas eficazes.

Se você deseja entender melhor como gerir o tempo no dia a dia, vale a pena conferir este post até o fim.

Separamos super dicas de produtividade com gestão do tempo

Abaixo, você encontrará uma lista de técnicas e ideias de como administrar o tempo.

1. Planeje sua semana

Longe de ser um sacrifício, essa é uma técnica indicada por diversos experts em produtividade. Sente-se, depois de tomar seu café da manhã, busque na memória e liste as tarefas que você espera realizar no dia. Depois, ponha em ordem de prioridade. Pronto.

2. Faça previsão dos imprevistos

O telefone vai tocar, e-mails vão chegar, alguém vai chamar, e se você tentar agendar seus afazeres sem nenhum respiro entre eles, estará sempre atrasado. Resultado: você ficará desanimado para se replanejar. Por isso, fazer uma administração de tempo imbatível é antecipar pequenos espaços para as interrupções no seu planejamento.

3. Saiba dizer "não"

Aceite que você não pode atender cada ligação nem – atenção! – responder todos os e-mails imediatamente. Se você precisa concluir um projeto, deixe o telefone tocar e ative o modo silencioso do seu celular. Não vá cair na emboscada de reagir a cada solicitação. Se não precisa de uma resposta sua imediata, não se disponha.

4. Defina prazos

Quando uma tarefa ficar se arrastando e você já não suportar mais trabalhar nela, tente a técnica mais radical: definir um prazo. Quando você define que deve enviar X e-mails em tal horário, isso inibe distrações. É uma daquelas pressões saudáveis. Melhor ainda se você agendar os prazos no seu calendário ou gerenciador de tarefas.

5. Não perca tempo em chamadas

15 minutos antes de uma call, reveja o que você preparou e faça uma checklist dos seus objetivos. Ao encerrar, confirme se você os alcançou. Isso te deixará não só mais concentrado durante a chamada, como também mais eficiente para conseguir o que quer, o quanto antes.

6. Otimize as reuniões

Não deixe que reuniões tomem mais do seu tempo do que deveriam. Determine uma pauta de discussão e uma duração máxima para toda reunião que você convocar.

Não deixe que ela se arraste por uma decisão que não tem condições de ser tomada, nem permita que os participantes saiam à francesa.

Uma pesquisa britânica aponta que, na terra da rainha, os profissionais gastam um ano de suas vidas em reuniões inúteis. No Brasil, não deve ser diferente. Não deixe de ler nossas dicas para reuniões produtivas

7. Princípio de Pareto

O princípio de Pareto – um sociólogo italiano – para administração do tempo afirma que 80% do seu sucesso vem de 20% das suas atividades.

Descubra o que esses 20% significam na sua rotina. Ou seja, priorize as tarefas mais estratégicas, que causam mais impacto para sua empresa e dedique mais tempo a elas – tanto para executá-las quanto para pensar formas de aprimorá-las.

8. Delegue tarefas

Você talvez tenha dificuldade de delegar e prefira cuidar pessoalmente de cada etapa dos processos. Não se engane, pensando que está apenas supervisionando, enquanto que na verdade você está interrompendo o responsável pela tarefa a cada cinco minutos.

Seja mais mão aberta, distribua responsabilidades.

9. Realize atividade parecidas em sequência

Procure executar todas as tarefas de um mesmo tipo em sequência e veja como seu tempo rende. Quando você se familiariza com um tipo de atividade pela repetição, seu raciocínio e suas mãos fluem mais naturalmente por elas.

A ideia aqui é que, quanto mais experiente em determinada função ou atividade, mais produtivo você se torna.

10. Concentre-se no que realmente importa

Fuja de todas as distrações quando você precisar de foco. Não vacile. Se houver uma sala, uma baia ou um cantinho aonde você possa levar seu notebook e trabalhar em paz, faça isso.

Às vezes, não adianta colocar os fones de ouvido nem pôr o celular no silencioso. Você precisa estar “reservadamente”. E não trapaceie no que diz respeito ao uso das redes sociais: a menos que você trabalhe com elas, use-as com moderação. 

Principais erros cometidos na gestão do tempo

Procrastinar, distrair-se com facilidade, fazer várias tarefas ao mesmo tempo, não ter objetivos definidos e subestimar o tempo de execução das demandas são alguns erros que podem ser cometidos por gestores e suas equipes, na tentativa gerenciar o tempo no trabalho.
Você pode achar que eles vão aumentar a sua produtividade, quando na realidade o que pode acontecer é você acumular cada vez mais tarefas.

Procrastinar

Sem dúvida, um dos maiores inimigos da produtividade e do tempo.

Ficar enrolando para fazer um trabalho só faz com que mais coisas se acumulem na sua lista e no final da semana você ainda se sente culpado por ter desperdiçado tanto tempo.

Para evitar a procrastinação tente “quebrar” a tarefa em partes que sejam mais fáceis de administrar.

Não ter objetivos definidos

Os objetivos da sua empresa são importantes para fazer um planejamento estratégico, de acordo com o que se deseja alcançar.

Dessa forma, os gestores de cada área são responsáveis por repassar para a equipe o que deve ser feito e em quanto tempo.

Se as estratégias não são bem definidas vão interferir na execução e consequentemente nos resultados. Por exemplo, se os indicadores de produtividade não estão bem definidos, não será possível medir os resultados e nem acompanhar as métricas.

Distrair-se com facilidade

O seu celular vibrando a cada 5 minutos com uma nova notificação é uma grande distração no trabalho, além das redes sociais. Eles te bombardeiam com informações – que na maioria das vezes não são úteis e acabam tirando seu foco do que é importante.

Para se livrar desses “assassinos” do tempo, oriente a sua equipe a ativar o modo silencioso e a utilizar os momentos de pausa para usar o celular.

Se for preciso, pode criar algumas regras, no sentido de incentivar a sua equipe a evitar as distrações.

Conclusão

Anote as últimas dicas, e não menos importantes.

Você consegue melhorar a sua gestão do tempo se recorrer à tecnologia. Com um bom software, você poderá estabelecer uma rotina pautada na eficiência e na priorização do que é mais importante.

E a dica final: busque conhecimento! Amplie seu conhecimento, avançando nos ensinamentos trazidos por este artigo e iniciando hoje mesmo o seu planejamento do tempo.